Outsourcing usług księgowych jest popularnym rozwiązaniem, pozwala na zaoszczędzenie czasu i skupienie się na innych aspektach pracy firmy. Warto jednak ustalić odpowiednie zasady, według których będzie przebiegać współpraca z biurem rachunkowym. Jasne ramy kooperacji sprawią, że uda Ci się uniknąć stresu. Sprawdź, czym warto się kierować, gdy rozpoczynasz współpracę z takim podmiotem.
Jakich zasad przestrzegać podczas współpracy z biurem rachunkowym?
Pierwszą rzeczą, którą należy wykonać, jest ustalenie dokładnego zakresu obowiązków, z jakich biuro rachunkowe musi się wywiązać. Pomoże Ci to uniknąć sytuacji, w których prześlesz dokumenty, ale otrzymasz odpowiedź, że to nie leży w kompetencjach biura. Obsługa księgowa spółek może polegać tylko na prowadzeniu ksiąg, wystawianiu rachunków, faktur i umów. Z drugiej strony, usługi profesjonalnego biura rachunkowego mogą obejmować reprezentowanie firmy przed urzędami a także usługi kadrowo-płacowe czy audyty finansowe. Pamiętaj, aby wybrać ofertę, która będzie w pełni spełniać Twoje potrzeby i wymagania.
Dobrą praktyką jest odpowiednie przygotowanie się do podjęcia takiej współpracy. Warto zacząć od przygotowania listy pytań, na które chcesz poznać odpowiedź przed podpisaniem umowy. Dzięki temu już na początku współpracy uda Ci się ustalić wzajemny zakres współpracy oraz oszczędzić bardzo dużo czasu. Pamiętaj, że nie tylko Ty będziesz stawiać warunki współpracy, ale ze strony wybranego biura rachunkowego też pojawią się pewne wymagania.
Gdy już nawiążesz współpracę, to wciąż mogą się pojawiać nowe pytania, o których wcześniej nawet nie myślałeś. W takim przypadku należy niezwłocznie skontaktować się z biurem rachunkowym i przekazać im swoje wątpliwości. Wyjaśnienie ich sprawi, że uda Ci się uniknąć błędu lub sytuacji, które mogłyby Cię wpędzić w niepotrzebne koszty.
Pamiętaj, że wymogiem dobrej współpracy jest terminowe przesyłanie dokumentów. Dochowanie wszystkich dat sprawi, że biuro rachunkowe będzie miało wystarczająco dużo czasu, aby się z nimi zapoznać i podjąć stosowne kroku, pamiętaj, że im wcześniej je prześlesz, tym więcej czasu będziesz mieć, aby skonsultować ewentualne niejasności.
Pomimo postępującej digitalizacji życia codziennego, część dokumentów może wymagać tego, aby dostarczyć je w fizycznej formie do biura. Nie zawsze możesz mieć na to czas, warto więc ustalić z biurem, czy jest możliwe ustalenie pełnomocnika, który będzie za Ciebie takie dokumenty dostarczać. Pamiętaj, że im szybciej znajdą się one w biurze rachunkowym, tym szybciej uda się je rozliczyć.
Jedną z najważniejszych rzeczy, które powinieneś zrobić przed podpisaniem umowy z biurem rachunkowym, jest upewnienie się, że wybrany przez Ciebie podmiot, który będzie Ci świadczył usługi księgowe dla firm, jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej. Pamiętaj, że błąd może się przydarzyć każdemu i wynajęty księgowy nie jest tutaj wyjątkiem. Ochrona taka da Ci pewność, że w razie błędu doradcy podatkowego, Ty nie poniesiesz kar finansowych.
Podsumowanie
Wybór odpowiedniego podmiotu, który poprowadzi Twoje księgi, sprawi, że unikniesz stresów oraz problemów. Nie zapomnij o tym, aby dokładnie ustalić zakres i formę współpracy oraz sprawdź, czy wybrane przez Ciebie biuro posiada ubezpieczanie OC. Odpowiednie biuro rachunkowe sprawi, że Twoje zaangażowanie będzie ograniczone do minimum, dzięki czemu zaoszczędzony czas będziesz mógł przeznaczyć na inne aspekty działalności.