Co jest bardziej przydatne dla firmy – rachunkowość czy księgowość

Księgowość to nic innego jak rejestracja rachunkowości. Chociaż księgowość i rachunkowość to terminy często używane zamiennie, to jednak nie są to określenia jednoznaczne (chociaż dotyczą tej samej dziedziny).

Księgowość to pojęcie wyższe, stanowiące integralną część rozległej, składającej się z wielu różnych działów, rachunkowości. Księgowość jest więc niejako systemem rejestracyjnym, odpowiadającym za zapis wszystkich działań mających miejsce w danym przedsiębiorstwie. Polega ona na rejestracji zarówno w ujęciu pieniężnym jak i ilościowym, udokumentowanych zdarzeń gospodarczych, powodujących zmiany w majątku jednostki i w źródłach jego pochodzenia.

Księgowość to nie tylko wypełnianie rubryk, zbieranie i przepisywanie kwot z rachunków i faktur, czyli prosta rejestracja wydarzeń finansowych. W zależności od przyjętych zasad finansowych w danej w danej organizacji (np. jak jest ułożony plan kont, jak się kwalifikuje wydatki programowe i administracyjne) pozostaje ostateczny wynik finansowy tej organizacji, czyli wskaźnik jej działalności. Najlepszą rekomendacją dla danej organizacji jest przejrzysty, konsekwentny i rzetelny sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Na przedsiębiorstwach spoczywa obowiązek prowadzenia odpowiedniej formy rachunkowości – w zależności od rodzaju prowadzonej działalności. Może to być księgowość uproszczona: podatkowa księga przychodów i rozchodów bądź ryczałt. Jest to księgowość dostępna dla samodzielnych podmiotów, spółek cywilnych i spółek jawnych.

Księgowość uproszczona oznacza osobistą odpowiedzialność, brak odrębnej odpowiedzialności prawnej oraz kapitał własny. Księgowość uproszczona jest o wiele prostszą formą prowadzenia księgowości. Niższe są również koszty jej prowadzenia.

Spółki partnerskie, komandytowe, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne, fundacje oraz stowarzyszenia muszą prowadzić pełną księgowość, tzn. księgi rachunkowe.

Pełna księgowość to odpowiedzialność do wartości sum komandytowych lub majątku osoby prawnej. Odrębna jest osobowość prawna oraz kapitał zakładowy osoby prawnej. Pełna księgowość jest bardziej szczegółowa, a tym samym trudniejsza w samodzielnym jej prowadzeniu przez przedsiębiorców. Wyższe są również koszty jej prowadzenia.

Elementy księgowości to:

– księgowość – rejestracja zmian w składnikach majątku oraz źródłach jego pochodzenia;

– rachunek kosztów i analiza kosztów – ewidencja i kalkulacja;

– sprawozdawczość finansowa – informacje na temat sytuacji zarówno majątkowej jak i finansowej oraz o efektach działalności.

Nad prawidłowym funkcjonowaniem finansów w firmie czuwa główny księgowy. Jest to jedna z najważniejszych osób w kierownictwie jednostki.

Nie każdy nadaje się na głównego księgowego w jednostce sektora finansów publicznych. Wymogi, które należy spełnić, określa ustawa o finansach publicznych (art. 54 ust. 2):

– jest obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), chyba, że odrębne przepisy uzależniają zatrudnienie w jednostce sektora finansów publicznych do posiadania obywatelstwa polskiego;

– posiada pełną zdolność do czynności prawnych i w pełni korzysta z praw publicznych;

– nie  była prawomocnie skazana za przestępstwa przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo karno – skarbowe;

– spełnia jeden z poniższych warunków:

• ma ukończone magisterskie studia ekonomiczne, wyższe ekonomiczne studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3 – letnią praktykę w księgowości;
• ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiada co najmniej 6 – letnią praktykę w księgowości;
• jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów, posiada świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub certyfikat księgowy (wydane na podstawie odrębnych przepisów).

Na podstawie ustawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych, główny księgowy ma obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

prowadzenia rachunkowości jednostki i wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi;

dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;

dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Na podstawie ustawy do obowiązków głównego księgowego zalicza się również:

• sporządzanie dokumentacji;
• ewidencję zdarzeń na podstawie prawidłowo wystawionych dowodów księgowych;
• prowadzenie ksiąg rachunkowych w porządku chronologicznym i systematycznym, terminowo, rzetelnie i bezbłędnie;
• okresowe ustalanie oraz sprawdzanie w drodze inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
• dokonywanie  wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego;
• gromadzenie, grupowanie i przechowywanie dowodów księgowych wg określonego wzorca.

Aby ułatwić uporządkowaną pracę księgowości, korzysta się z kont

Konto księgowe to urządzenie ewidencyjne, służące do bieżącego ujmowania

operacji gospodarczych. Zapisane na poszczególnych kotach operacje gospodarcze są sumowane. W ten sposób tworzone są obroty konta. Jest to suma zapisów po jednej stronie konta.

Na koncie księgowym grupuje się jednorodne operacje gospodarcze, dzięki czemu można odzwierciedlić stan i ewentualne zmiany określonego składnika aktywów, pasywów oraz wyników (przychodów, kosztów, strat i zysków nadzwyczajnych).

Należy zauważyć, że miernikiem zapisów dokonywanych na koncie, są pieniądze.

Każde konto księgowe musi zawierać następujące elementy:

• nazwę konta – dostosowaną do ujmowanych na nim składników lub zjawisk gospodarczych;
• symbol cyfrowych – ułatwiający identyfikację konta;
• dane identyfikacyjne operacji – datę dokonania operacji, datę zapisu, numer dowodu księgowego, treść operacji;
• kwotę operacji.

Zdarzają się również konta księgowe dwustronne, tzn. „konta teowe (T)”, wykazujące dwie strony.

Strona lewa– nazywa się DEBIT (Dt) lub WINIEN (Wn).

Zapis operacji gospodarczych określa się jako obciążenia konta lub

zapisane w ciężar konta.

Strona prawa – nazywa się CREDIT (Ct) lub MA (Ma).

Zapis operacji gospodarczych nosi nazwę uznania konta lub

zapisanie na dobro konta.

Czynności związane z funkcjonowaniem kont księgowych, to:

• założenie konta;
• otwarcie konta;
• ewidencja operacji gospodarczych;
• zamknięcie konta.

Podstawowe rodzaje kont:

1. Konta bilansowe ( konta księgi głównej ).

Na nich są ewidencjonowane składniki aktywów i pasywów bilansowych:

1. Konta aktywne – odpowiadają składnikom aktywów;
2. Konta pasywne – odpowiadają składnikom pasywów;
3. Konta aktywno – pasywne – mogą występować zarówno po stronie aktywów jak i pasywów bilansu.
4. Konta wynikowe – procesowe.

Ewidencjonuje się na nich koszty ( straty ) i przychody ( zyski ).

Konta księgowe można podzielić również biorąc pod uwagę szczegółowość prezentowanych informacji.

Konta syntetyczne – konta główne

Obejmują swym zasięgiem różne konta wynikowe i bilansowe, wchodzące w skład zakładowych planów kont. Zawierają zbiorcze zapisy operacji dotyczących wszystkich zespołów środków gospodarczych z wyszczególnieniem źródeł ich pochodzenia. Pomagają uzyskiwać dane, które są umieszczane w sprawozdaniach księgowych ( także w bilansie ).

Najbardziej niezbędne wśród kont syntetycznych to rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, towary, materiały i oczywiście kasa.

Suma sald kredytowych, zapisanych po jednej stronie konta ( Wn ), powinna odpowiadać dokładnie takiej samej sumie sald debetowych, zapisanych po drugiej stronie ( Ma ). Znaczy to, że pomiędzy lewą i prawą stroną powinna występować równowartość kwot.

Konta te pomagają firmom uzyskać informacje o zdarzeniach gospodarczych, które miały miejsce w firmie w danym przedziale czasowym. Są to z reguły informacje o charakterze ogólnym.

Konta analityczne – konta ksiąg pomocniczych

Konta te prowadzone są do kont syntetycznych ( księgi głównej ) w celu prowadzenia szczegółowej ewidencji. Sumy obrotów i sald kont analitycznych  muszą być zgodne z obrotami i saldami konta syntetycznego, do którego się je prowadzi.

Jako konta pomocnicze, doprecyzowują dane umieszczone na kontach głównych. Ewidencja analityczna prowadzona jest w oparciu o porządek systematyczny, gdyż stanowi niejako „podkonto” do konta głównego.

Najważniejszym powiązaniem pomiędzy oboma rodzajami kont jest reguła powtórzenia zapisu. Znaczy to, że każdemu zapisowi dokumentu na koncie analitycznym, odpowiada tożsamy zapis widoczny na koncie syntetycznym.

Zapisy na kontach analitycznych i syntetycznych różnią się tym, że ewidencję syntetyczną prowadzi się bazując na zasadzie podwójnego zapisu, a na prowadzonych kontach analitycznych wystarczy wykonać zapisy jednostronne.

Ewidencja analityczna dotyczy przede wszystkim środków trwałych w firmie, ale również wartości niematerialnych i prawnych ( wraz z dotyczącymi ich odpisami amortyzacyjnymi i umorzeniami ). Konta analityczne prowadzi się również w rozrachunkach z klientami, dostawcami oraz z pracownikami.

Pomagają również dokumentować sprzedaż towarów i usług oraz ich zakup, operacje gotówkowe i związane z nimi koszty.

Na koniec każdego okresu sprawozdawczego (przynajmniej raz w miesiącu ) jednostka ma obowiązek sporządzić zestawienie obrotów i sald wszystkich kont księgi głównej ( bilans ). Robi się to na podstawie zapisów ksiąg syntetycznych, zawierających salda na początek i koniec okresu sprawozdawczego, obroty za okres sprawozdawczy oraz narastająco od początku roku obrotowego. Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych należy sporządzić zestawienie obrotów wszystkich kont analitycznych, a na dzień inwentaryzacji – zestawienie obrotów i sald inwentaryzowanej grupy składników.