Spis treści:
Jeśli prowadzisz własną firmę, więcej niż pewne jest, że wytwarzasz, przetwarzasz i niszczysz dokumentację. To całkowicie normalne zjawisko w każdym przedsiębiorstwie – taka jest po prostu kolej rzeczy. Czy jednak zastanawiałeś się kiedyś, co by się stało, gdyby dokumentacja w Twojej firmie nie została prawidłowo zniszczona? Jaką lawinę może spowodować ciśnięta do kosza kulka papieru z zapisanymi na niej danymi osobowymi? Co ze starymi pendrive’ami albo dyskami przenośnymi, które kurzą się w kącie i czekają, aż czyjeś dłonie jakiejś wrzucą je do kontenera pod biurem? Uważaj, konsekwencje samodzielnego, nieprofesjonalnego niszczenia dokumentów mogą być ogromne!
Wyciek danych a straty wizerunkowe
Straty wizerunkowe są chyba największym ciosem, jaki może spaść na firmę. O ile z kar finansowych można się jakoś podnieść, o tyle odbudowanie zszarganej opinii często zajmuje lata. Utrata zaufania dotychczasowych klientów może być konsekwencją m.in. ujawnienia korespondencji czy danych dotyczących transakcji między naszą firmą a partnerami. Tak naprawdę o takie sytuacje nie jest wcale trudno, jeśli nie potrafimy we właściwy sposób zapanować nad tajną czy wrażliwą dokumentacją. Ileż to razy słyszymy o ważnych aktach wyrzuconych na śmietnik? Ile firm zostało zamkniętych po takich incydentach? A tymczasem wystarczy odpowiednio przeszkolić pracowników, wstawić do biura wysokiej jakości niszczarki, a najlepiej zatrudnić specjalistyczną firmę niszczącą dokumenty i unicestwić problem, zanim w ogóle się narodzi!
Kary za niestosowanie się do wytycznych RODO
W rozporządzeniu o ochronie danych osobowych (RODO) znajdziemy nakaz przechowywania danych osobowych przez okres nie dłuższy, niż jest to konieczne. Oznacza to, że dokumenty, które zawierają dane osobowe, muszą zostać niezwłocznie zniszczone po upływie okresu ich karencji. Według RODO przetwarzanie danych osobowych (a więc także ich niszczenie!) powinno odbywać się w zgodzie z głównymi zasadami rozporządzenia. Jeśli nie zastosujesz się do tych postanowień, licz się z możliwymi wysokimi karami pieniężnymi! Generalny inspektor danych osobowych może nałożyć na firmę nieprzestrzegającą zaleceń RODO karę nawet do 10 mln Euro lub do 2% rocznych dochodów firmy, a w przypadku rażących naruszeń karę do 20 mln Euro, bądź 4% rocznych dochodów przedsiębiorstwa. Nie brzmi to wesoło, prawda?
Jak poradzić sobie z niszczeniem dokumentów?
Rozwiązanie jest tak naprawdę bardzo proste: zdaj się na specjalistów! Za ich pomocą pozbędziesz się zbędnej dokumentacji w prosty, a przede wszystkim bezpieczny sposób! Firmy zajmujące się profesjonalnym niszczeniem dokumentów mają w swojej ofercie szereg różnych rozwiązań, które z łatwością dopasujesz do swoich potrzeb. To m.in. bezpieczne szafki na dokumenty, w których Ty i Twoi pracownicy możecie gromadzić niepotrzebne papiery, to mobilne niszczenie dokumentów (wystarczy tylko zadzwonić!), pomoc przy doborze odpowiedniej niszczarki, a także kompleksowa utylizacja dysków twardych czy innych elektronicznych nośników danych. Nie ma sensu ryzykować i samemu utylizować dokumentację, znajdź dobrą firmę outsourcingową i pozwól jej zająć się Twoimi sprawami!