Biznes

Dlaczego warto przejść na e-dokumentację pracowniczą?

Wraz z nowym 2019 rokiem przedsiębiorca może zadecydować o sposobie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wolno kontynuować dotychczasową formę papierową albo przejść na formę elektroniczną, znacznie wygodniejszą i to pod wieloma względami. Niestety nie będzie mógł prowadzić dokumentacji połowicznie, to znaczy w sposób naprzemienny, czyli częściowo papierowo, a częściowo elektronicznie. Jeżeli pracodawca wybierze formę elektroniczną, to musi zachować taką formę do wszystkich dokumentów zgromadzonych i przechowywanych dla poszczególnego zbioru, np. akt pracowniczych. Jeżeli wybierze formę papierową, to żaden z dokumentów w danym zbiorze nie może pozostać elektroniczny.

Jedynie dopuszczalną formą pozwalającą na zróżnicowanie metody przechowywania zbiorów będzie podział – w przypadku akt pracowniczych – np. na elektroniczną dokumentację aktualnie zatrudnionych pracowników i papierową pracowników już niepracujących. Zawsze jednak pracodawca musi dokładnie określić zasady i warunki digitalizacji i konsekwentnie ich się trzymać.

Dlaczego warto przejść na elektroniczne prowadzenie dokumentacji pracowniczej?

Jedną z podstawowych zalet nowych przepisów jest znaczące obniżenie kosztów przechowywania e-dokumentów pracowniczych i to pomimo skrócenia samego okresu ich przechowywania z 50 do 10 lat dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Papierowe dokumenty zabierają mnóstwo miejsca w biurze, a że są to dane poufne, wymagają specjalnego traktowania i najczęściej przechowywane są w ogniotrwałych szafach. W przypadku niedużej firmy nie jest to wielki problem, ale gdy firma zatrudnia kilkadziesiąt osób i funkcjonuje na rynku od kilkunastu lat na zgromadzone w tym okresie dokumenty potrzeba nie jednej a kilku szaf. Oblicza się, że w dużej firmie koszt przechowywania dokumentów pracowniczych to ok. kilku tysięcy złotych rocznie.

Natychmiastowy dostęp do informacji

W firmie, która przechowuje dokumenty pracownicze w postaci papierowej, każda próba zebrania informacji o pracowniku, np. ważności jego badań lekarskich, certyfikatów dostępu czy ważności szkoleń BHP wymaga dotarcia do archiwum i przekopania się przez teczki kadrowe albo poszukiwań wśród wcześniej przygotowanych baz tematycznych. Zajmuje to czas i energię. Tymczasem zdigitalizowane e-dokumenty pracownicze umożliwiają osobom z prawem dostępu na zebranie tych informacji w kilka sekund i to z komputera stojącego na biurku.

Równie łatwo, posiadając elektroniczną formę gromadzenia dokumentów pracowniczych, podjąć np. współpracę czy zmienić dotychczasowe biuro rachunkowe. Nie będzie to już wymagało tytanicznej pracy tylko stworzenia kanału dostępu online. Pracodawca musi jednak pamiętać, w przypadku gdy zdecyduje się na prowadzenie e-teczek pracowniczych, fakt ten należy zgłosić w ZUS, składając stosowne oświadczenie. W przypadku zatrudnienia zewnętrznego biura rachunkowego takie oświadczenie wystosuje ono w naszym imieniu.

Dostęp pracownika do informacji

E-dokumenty pracownicze znacząco ułatwią komunikację z samym pracownikiem. Bardzo często to on ma wiele pytań związanych z dokumentacją pracowniczą, choćby pyta o ilość dni płatnego urlopu, sprawdza e-zwolnienia czy warunki umowy. Teraz na wszystkie te pytania odpowiedzialny pracownik HR odpowie w kilka sekund, rozwiewając wiele wątpliwości. Warto pamiętać, że pracodawca ma obowiązek udostępnienia wszystkich informacji zawartych w indywidualnej karcie pracownika na jego życzenie i nie może mu tego prawa odmówić.

Źródło: Mddp-outsourcing.pl – księgowość zewnętrzna Warszawa

Related posts

Jak wygląda szkolenie ADR i komu jest potrzebne?

admin

Serwisy internetowe do rezerwacji noclegu w stolicy – przegląd dostępnych rozwiązań

admin

Jak zadbać o wentylację w kuchni restauracyjnej?

admin

Zostaw komentarz